Halaman

Sabtu, 23 Oktober 2010

Disain dan Perulaku Organisasi




·         Pengertian Organisasi
            Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai suatu proses tersusun yang anggotanya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Definisi organisasi mencakup tiga elemen pokok, yaitu interaksi manusia, kegiatan mengarah pada tujuan dan struktur.

·         Organisasi Formal dan Informal
o   Organisasi Formal
            Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah wewenang, tanggung jawab, pertanggungjawaban, delegasi dan koordinasi.
o   Organisasi Informal
            Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanaman rambat. Dalam praktek, sistem seperti ini berlangsung membantu sistem komunikasi formal.
o   Sentralisasi vs Disentralisasi
            Organisasi yang Disentralisir
            Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak. Kebaikan organisasi yang disentralisir adalah pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan, memperpendek jangka pengambilan keputusan dan memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam. Sedangkan keburukannya adalah jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban bekerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak, dan organisasi yang disentralisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan.
            Organisasi yang Didesentralisir
            Manajeman yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi. Dalam desentralisir, para manajer jenjang lebih bawah mandapat kesempatan untuk menunjukan kemampuannya.

·         Struktur Organisasi dan Penyusunannya
o   Pembentukan Struktur Organisasi
            Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari teiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu interaksi kemanusiaan, kegiatan yang terarah ke tujuan dan struktur. Tujuan perusahaan harus dipecah ke dalam tujuan-tujuan khusus untuk setiap karyawan dalam perusahaan.
            Hierarki Tujuan
            Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.
            Departementalisasi
            Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan dan personalia.
            Wewenang dan Tanggung Jawab
            Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan disebut pendelegasian. Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Di samping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut.
            Berapa Banyak Bawahan untuk Seorang Manajer?
            Banyak pendapat yang menyatakan bahwa manajemen puncak sebaiknya membawahi secara langsung bawahan sebanyak antara empat sampai delapan orang. Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah jenis pekerjaan, pelatihan karyawan, kemampuan manajer dan efektifitas komunikasi.
            Menjamin Komunikasi yang Efektif
            Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Pesan-pesan, banyak diberikan secara tertulis melalui beberapa jenjang dalam organisasi.
      Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu
            Seorang filusuf dan sejarahwan inggris bernama C. Northcote Parkinson menjelaskan kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis dalam bukunya Parkinson’s Law menyatakan “Pekerjaan itu meningkat sedemikian rupa sehingga mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya.”
            Menurut Parkinson, penyebab terjadi kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibanding peningkatan pekerjaan terletak pada :
a.       Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan,
b.       Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan.
            Pencegahan atau minimisasi terjadinya Hukum Parkinson memerlukan usaha manajemen puncak untuk tetap waspada dan memberikan perkiraan-perkiraaan yang jujur menyangkut kebutuhan akan setiap posisi baru yang diajukan.
o   Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
            Bagan yang menggambarkan hubungan kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi disebut bagan organisasi atau struktur organisasi. Bentuk struktur organisasi bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada lima, yaitu organisasi garis (line organization), organisasi garis dan staf (line ang staf organization), organisasi fungsional (functional organization), komite (committee) dan organisasi matrik.
o   Organisasi Garis, bentuk organisasi garis yaitu kekuasaan mengalir secara langsung dari Direktur ke Kepala Bagian dan kemudian terus ke karyawan-karyawan di bawahnya.
Kebaikan organisasi garis :
a.       Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah
b.       Pemimpin dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan
c.       Pemimpin dapat lebih cepat dalam memberikan perintah
d.       Menghemat biaya
Keburukan organisasi garis :
a.       Sering terjadi birokrasi
b.       Tidak adanya spesialisasi
c.       Kurangnya kerjasama antara masing-masing bagian

o   Organisasi Garis dan Staf, merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan.
Kebaikan organisasi garis dan staf
a.       Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khususnya diluar bagiannya
b.       Staf dapat membantu mengatasi berbagai persoalan
c.       Staf dapat mendidik para petugas
d.       Adanya kesatuan dalam pimpinan
Keburukan organisasi garis dan staf
a.       Terkadang staf tidak lagi membei saran tetapi perintah
b.       Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya
c.       Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil

o   Organisasi Fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan atau pekerjs mempunyai beberapa pimpinan.
Kebaikan organisasi fungsional
a.       Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya
b.       Tugas para manajer lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi
Keburukan organisasi fungsional
a.       Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah
b.       Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan
c.       Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi
d.       Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihsn di antara para manajer

o   Organisasi Komite, dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan.
Kebaikan organisasi komite
a.       Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa anggota
b.       Keputusan ditentukan bersama-sama
c.       Menciptakan koordinasi yang lebih baik
d.       Meningkatkan pengawasan karena mecam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana
Keburukan oganisasi komite
a.       Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya
b.       Keharusan untuk berkompromi
c.       Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi
d.       Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung sarana-sarana yang diterbitkan

o   Organisasi Matrik, srtuktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
Kebaikan organisasi matrik
a.       Luwes
b.       Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama
c.       Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada
Keburukan organisasi matrik
a.       Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional
b.       Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda

·         Perilaku Organisasi
            Para manajer dapat belajar banyak dari ilmu-ilmu perilaku (psikologi, sosiologi dan anthropologi) seperti apa yang memotivasi dan mempengaruhi orang dalam kelompok-kelompok kerja mereka. Prediktor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi:
a.       Kelompok Kerja
Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum)dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Dalam beberapa hal, kelompok-kelompok itu terbentuk karena karyawan mengharapkan lebih banyak manfaat pada pekerjaannya.
b.       Motivasi
Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Menurut Maslow, kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotivasi perilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator.
c.       Sikap Pekerjaan
Keyakinan bahwa kerja keras adalah baik itu juga merupakan bagian dari etika kerja. Musselman dan Jackson menyatakan bahwa kepuasan jabatan dipandang sebagai indikator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi.
d.       Kepemimpinan
Beberapa penelitian telah memperlihartan bahwa tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pemimpinnya, karyawan dan situasi yang ada.

Sumber : Basu Swastha; Pengantar Bisnis Modern

Tidak ada komentar:

Posting Komentar